Actualidad
Asamblea general
La asamblea general de los organismos de acción comunal es la máxima autoridad para la toma de decisiones. Esta integrada por todos los afiliados o asociados, cada uno de los cuales actúa en ella con voz y voto.
Junta directiva
Es el órgano de dirección y administración de la Junta de Acción Comunal, su conformación y funciones se decidirán en los estatutos de cada organismo. Además de las que se establezcan en los estatutos, las funciones de la junta directiva serán:
Aprobar su reglamento y el de las comisiones de trabajo, secretarias ejecutivas, órganos asesores y consultores, plataformas o redes y demás órganos establecidos en los estatutos.
Ordenar gastos y celebrar contratos en la cuantía y naturaleza que le asigne la asamblea general.
Promover, liderar y presentar el plan de desarrollo comunal que enuncia el articulo 3° de la ley 136 de 1994, modificando por el articulo 6° de la ley 1551 de 2012, a consideración de la asamblea general, para su aprobación, dentro de los sesenta días calendario siguientes a la posesión, cuya vigencia será igual al periodo de elección.
Elaborar y presentar anualmente los respectivos planes de acción en concordancia con el plan aprobado por la Asamblea General; dentro de los sesenta días calendario siguientes a la posesión o inicio del periodo de los dignatarios.
Presidente
Actúa como el representante legal de la Organización de Acción Comunal y además es delegado por derecho propio ante la Organización de Acción Comunal del grado inmediatamente superior (Asociación de Juntas). Su función es convocar a la asamblea de afiliados y reuniones de directivas, suscribir —junto con el tesorero— los cheques y órdenes de pago previamente aprobados por la junta directiva, suscribir contratos con entidades públicas y privadas, entre otras funciones que pueden regularse en los estatutos de cada organización.
Vicepresidente
Es quien reemplaza en ausencia temporal al presidente y tiene a su cargo la coordinación de las actividades de las comisiones de trabajo, además es integrante de la comisión empresarial por derecho propio, entre otras funciones que pueden regularse en los estatutos de cada organización.
Tesorero
Es el encargado de llevar el libro de tesorería y de inventarios, es el responsable del patrimonio de la OAC, también rinde un informe de sus movimientos financieros ante la junta directiva y la asamblea general, entre otras funciones que pueden regularse en los estatutos de cada organización.
Secretario(a)
Es la persona encargada(o) de diligenciar y guardar los libros de registro de afiliados y de actas de la asamblea, además es quien debe guardar los documentos de la organización y llevar el control y depuración de los afiliados de la OAC que han sido sancionados o desafiliados, entre otras funciones que pueden regularse en los estatutos de cada organización.
Fiscal
Cumple las funciones de vigilancia al interior de la OAC, debe rendir informe ante la asamblea general sobre el manejo o la inversión de los bienes de las organizaciones, debe promover que los afiliados cumplan con sus obligaciones, denunciar las diferentes irregularidades que encuentre en ejercicio de sus funciones, ante la comisión de convivencia y conciliación y ante las autoridades administrativas (inspección, vigilancia y control) o judiciales, y las irregularidades encontradas.
Comisión de Convivencia y Conciliación
La norma señala que la comisión de convivencia y conciliación debe estar constituida en cada una de las OAC, será integrada por un número impar de mínimo tres (3) personas que se elijan según la normatividad y sus estatutos.
Sus funciones serán construir y preservar la armonía en las relaciones interpersonales y colectivas dentro de la comunidad, a partir del respeto por la diversidad.
Deberá surtir la vía conciliatoria de los conflictos organizativos, avocar mediante conciliación equitativa los conflictos comunitarios susceptibles de transacción, desistimiento, querella y conciliación, y declarar la pérdida de la calidad de afiliados sin que ello constituya sanción.
Delegados
Son los encargados de representar a las OAC y defender sus derechos ante las OAC del grado inmediatamente superior (Asociaciones de Juntas), para este efecto tendrán derecho de voz y voto los tres elegidos en asamblea y el presidente de la Junta de Acción Comunal por derecho propio.
Comisiones de Trabajo
Las comisiones de trabajo son los órganos encargados de ejecutar los planes, programas y proyectos que defina la comunidad. El número, nombre y funciones de las comisiones deben ser determinados por la asamblea general. Cada OAC deberá constituir, como mínimo, tres (3) comisiones que serán elegidas en asamblea — a la que por lo menos deben asistir la mitad más uno de los miembros — o, en su defecto, por el organismo de dirección.
La dirección y coordinación de las comisiones de trabajo estará a cargo de un coordinador elegido y un secretario(a) elegido por los integrantes de la respectiva comisión. Cada comisión dará su propio reglamento interno de funcionamiento, el cual se someterá a la aprobación de la junta directiva.
¿Qué es un plan de trabajo?
Es un instrumento de planificación y gestión que proporciona las condiciones para planificar el trabajo, y es la guía para desarrollar las actividades durante el año, el cual podrá ser modificado si se requiere.
Libros y Sellos
Cada OAC tendrá los siguientes libros:
- Registro de afiliados
- Tesorería
- Inventarios
- Actas de asamblea general y de directiva
Los sellos y la marcación del libro debe hacerse por la Oficina de Promoción Comunitaria, (Secretaria de Desarrollo Social).
Libro de Afiliados
Debe de tener las siguientes columnas:
- Número de orden
- Fecha
- Nombre del afiliado
- Tipo y número de documento
- Dirección
- Teléfono
- Profesión u ocupación
- Comité de trabajo
- Firma
- Observaciones
El trazado de estas columnas podrá hacerse hasta en dos páginas del libro. En caso de error en una o más columnas, este deberá salvarse por anotación del secretario (a) de la junta, quien estampará su firma junto con el fiscal.
Libro de Actas de Asamblea y Directiva
A cada reunión deberá corresponderle un acta, la cual debe contener:
- Número de acta
- Lugar y fecha de la reunión
- Número de asistentes
- Orden del día
- Desarrollo del orden del día
- Firma del presidente y secretario (a)
Libro de Tesorería
En este libro se registran todos los movimientos de dinero. Consta de dos partes:
- CAJA: Se registran los dineros en efectivo que posea la junta. Debe tener las siguientes columnas: Fecha, razón o detalle, entradas, salidas y saldos.
- BANCOS: Se ejerce el control contable sobre el manejo de cuentas corrientes o de ahorros, cada cuenta costará del mismo número de columnas anotadas en el literal anterior; en la parte superior debe ir el nombre del banco y el número de la cuenta; los movimientos deben estar respaldados por sus comprobantes.
Libro de Inventarios
Se deben registrar con exactitud y detalle los bienes de la OAC.
NOTA
Los libros registrados podrán reemplazarse en los siguientes casos:
- Por utilización total
- Por extravío o hurto
- Por deterioro
- Por retención indebida